FAQ

Czym jest POWIADOM.PL?
POWIADOM.PL - to system internetowy dedykowany firmom lub instytucjom publicznym, dostępny dla pracowników i zainteresowanych stron, który pozwala im zgłaszać wszelkie nieprawidłowości w miejscu pracy.
Serwis POWIADOM.PL został zaprojektowany tak, aby w sposób bezpieczny, poufny i intuicyjny pomóc firmom oraz organizacjom w spełnieniu wymogów wdrożenia kanału dla sygnalisty. POWIADOM.PL zapewnia możliwość zgłoszeń nieanonimowych oraz całkowitą anonimowość osób informujących o naruszeniach, czyli tzw. sygnalistów, a także ochronę wszelkich danych wrażliwych.
Pracownicy mogą poczuć się swobodnie w wyrażaniu swoich obaw i opinii, a dzięki temu firma uzyskuje kluczowe informacje o nieprawidłowościach oraz pełen obraz zagrożeń w organizacji. Ostatecznym celem jest wyeliminowanie niepożądanych działań przyczyniających się do naruszenia przepisów prawa.
Jak działa system POWIADOM.PL?
Po rejestracji w systemie POWIADOM.PL firma lub organizacja otrzymuje adres strony internetowej do administracji i zarządzania zgłoszeniami. Sygnalista wykorzystując link otrzymany od instytucji pisze tekst zgłoszenia, który jest wysyłany do firmy. Szyfrowana procedura gwarantuje bezpieczeństwo danych zgromadzonych w ramach zgłoszeń wraz z załącznikami. Otrzymaną wiadomość mogą odczytać jedynie osoby upoważnione do przyjmowania zgłoszeń. Jeżeli zgłoszenie zostało wysłane anonimowo, osoby zarządzające zgłoszeniami nie mają żadnych możliwości naruszenia anonimowości sygnalisty. Odbiorca może odpowiedzieć na zgłoszenie sygnaliście nie znając jego danych osobowych, tożsamości, czy e-maila. Sygnalista odczytuje odpowiedź za pomocą identyfikatora zgłoszenia oraz hasła dostępu wygenerowanego po wysłaniu zgłoszenia.
Kim jest sygnalista?
Sygnalista to osoba fizyczna, która działając w dobrej intencji zgłasza lub ujawnia publicznie informacje o naruszeniach prawa występujące w miejscu pracy, uderzające w interes pracodawcy lub interes publiczny. Reaguje na istotne zagrożenia informując o sprawach mających przełożenie na wspólne dobro organizacji. Zgłaszając naruszenie sygnalista odgrywa kluczową rolę w wykrywaniu i przeciwdziałaniu przypadkom naruszenia przepisów prawa.
Kto może zostać sygnalistą?
Ustawa o ochronie Sygnalistów z dnia 14.06.2024r. jasno określa komu przysługuje miano sygnalisty:

• pracownik;
• pracownik tymczasowy;
• osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
• przedsiębiorca;
• prokurent;
• akcjonariusz lub wspólnik;
• członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
• osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
• stażysta;
• wolontariusz;
• praktykant;
• funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834);
• żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248).
• ustawę stosuje się także do osoby fizycznej, o której mowa w ust. 1, w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu.
Na podstawie jakiego dokumentu wprowadzony został system POWIADOM.PL?
Konieczność wprowadzenia przepisów o sygnalistach wynika z projektu ustawy o ochronie Sygnalistów przyjęty przez polski Sejm, która weszła w życie z dniem 25 września 2024r. Nakłada ona nowe obowiązki wewnątrz instytucji publicznych i prywatnych w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia w organizacji. Instytucje zatrudniające więcej niż 50 osób oraz wszystkie firmy z sektora finansowego, bez względu na liczbę zatrudnionych, zobowiązane są do wdrożenia odpowiednich procedur oraz wewnętrznych i zewnętrznych kanałów do obsługi zgłoszeń sygnalistów.

Nowe przepisy mają chronić osoby zgłaszające naruszenia prawa. Projekt zakłada generalny zakaz podejmowania działań odwetowych względem sygnalistów. Osoby te są chronione przed działaniami odwetowymi niezależnie od tego w jakiej organizacji są zatrudnione i jakiego zgłoszenia dokonały (zgłoszenie wewnętrzne, zgłoszenie zewnętrzne lub ujawnienie publiczne).
W związku z powyższym wdrożenie odpowiednio bezpiecznej procedury wewnątrz instytucji publicznych i prywatnych w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia jest niezbędne.
Ustawa o ochronie Sygnalistów to nowe obowiązki, które niezwłocznie musi znać i wprowadzić pracodawca.
Jakie obowiązki na pracodawców nakładają przepisy ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa?
Zgodnie z ustawą o Sygnalistach wskazane w niej firmy oraz instytucje są zobowiązane do podjęcia szeregu działań mających na celu ich dostosowanie do nowych przepisów.

Do głównych obowiązków pracodawców m.in. należy:

• stworzenie bezpiecznego, wewnętrznego i zewnętrznego kanału dokonywania zgłoszeń,
• przygotowanie zrozumiałych i łatwo dostępnych procedur,
• przyjęcie regulaminu zgłoszeń określającego wewnętrzną procedurę przyjmowania zgłoszeń oraz prowadzenia postępowania wyjaśniającego i naprawczego,
• ustanowienie upoważnionego podmiotu w danej organizacji, który powinien procedować na zasadach określonych w ustawie – przyjmowanie zgłoszeń, prowadzenie postępowania wyjaśniającego, a także wyznaczyć bezstronną jednostkę upoważnioną do podejmowania działań następczych,
• prowadzenie rejestru zgłoszeń,
• dotrzymywanie terminów ustawowych na odpowiedź sygnaliście,
• informowanie osób sygnalizujących nieprawidłowości o postępach w rozwiązywaniu problemu - 7 dni na potwierdzenie otrzymania zgłoszenia oraz 3 miesiące (zgłoszenia wewnętrzne) na rozpatrzenie zgłaszanej sprawy,
• usunąć zamknięte sprawy po upływie 36 miesięcy,
• obowiązek poinformowania pracowników o możliwości zgłaszania nieprawidłowości przy pomocy kanału zewnętrznego lub ujawnienia publicznego.
O jakich działaniach odwetowych wobec sygnalistów mówi ustawa o ochronie Sygnalistów?
Działaniami odwetowymi nazywamy bezpośrednie lub pośrednie czynności rewanżystyczne spowodowane dokonanym zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym, które naruszają lub mogą naruszać prawa zgłaszającego, a także wyrządzają lub mogą wyrządzać szkodę zgłaszającemu.

Według ustawie o ochronie Sygnalistów działaniami odwetowymi nazywamy wszelkie czynności podejmowane w następujących formach:

• odmowie nawiązania stosunku pracy;
• wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
• niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
• obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
• wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
• pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
• przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
• zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
• przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
• niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
• negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
• nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
• przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
• mobbingu
• dyskryminacji;
• niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
• wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
• nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie
badania;
• działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
• spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
• wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.
Kto jest zobowiązany wdrożyć w swojej instytucji system POWIADOM.PL?
Na podstawie wytycznych ustawy o ochronie Sygnalistów do wprowadzenia kanałów wewnętrznego sygnalizowania nieprawidłowości zobowiązane są organizacje prywatne i podmioty administracji publicznej oraz podmioty z rynku finansowego.
Instytucje te zobligowane są posiadać rozwiązania wewnętrzne umożliwiające bezpieczne, poufne zgłaszanie nieprawidłowości w miejscu pracy.

Do wprowadzenia kanałów wewnętrznych dla sygnalistów zobowiązani są:

• pracodawcy z sektora publicznego i prywatnego zatrudniający więcej niż 50 pracowników,
• administracja państwowa: administracja regionalna i wydziały regionalne, gminy powyżej 10 000 mieszkańców i inne podmioty podlegające prawu publicznemu,
• podmioty z sektora finansowego (np. banki, towarzystwa emerytalne, fundusze inwestycyjne, zakłady ubezpieczeń i domy maklerskie), dla których utworzenie wewnętrznego regulaminu przyjmowania zgłoszeń jest obowiązkowe bez względu na liczbę zatrudnianych przez nich pracowników,
• pracodawcy zatrudniający mniej niż 50 pracowników będą mogli ustanowić procedury zgłoszeń wewnętrznych na zasadzie dobrowolności.
Czym jest zgłoszenie?
Zgłoszenie to przekazanie przez sygnalistę podejrzewanych i rzeczywistych informacji o naruszeniach prawa.
Dokonywanie zgłoszeń o nieprawidłowościach jest cennym elementem do poprawy przestrzegania i egzekwowania prawa oraz stanowi podstawę do podjęcia odpowiednich procedur działań następczych i naprawczych w organizacji.
Istotne zagadnienia zawarte w ustanowieniach w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa:

• "zgłoszenie" lub "zgłaszać" oznacza ustne lub pisemne zgłoszenie lub zgłoszenie zewnętrzne, przekazane zgodnie z wymogami określonymi w ustawie:

• "zgłoszenie wewnętrzne" oznacza ustne lub pisemne przekazanie informacji na temat naruszeń w obrębie podmiotu prywatnego w sektorze prywatnym lub publicznym;

• "zgłoszenie zewnętrzne" oznacza ustne lub pisemne przekazanie informacji na temat naruszeń właściwym organom - Rzecznikowi Praw Obywatelskich oraz organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa.

• "ujawnienie publiczne" lub "ujawniać publicznie" oznacza podanie do wiadomości publicznej informacji na temat naruszeń;

• "osoba dokonująca zgłoszenia" oznacza osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje na temat naruszeń uzyskane w kontekście związanym z wykonywaną przez nią pracą;

• "osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia" oznacza osobę fizyczną, która pomaga osobie dokonującej zgłoszenia w tej czynności w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona.
Czego mogą dotyczyć zgłoszenia?
Ustawa o ochronie Sygnalistów z dnia 14.06.2024r. jasno określa z jakiego obszaru mogą dotyczyć zgłoszenia:

1) korupcji;
2) zamówień publicznych;
3) usług, produktów i rynków finansowych;
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6) bezpieczeństwa transportu;
7) ochrony środowiska;
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9) bezpieczeństwa żywności i pasz;
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11) zdrowia publicznego;
12) ochrony konsumentów;
13) ochrony prywatności i danych osobowych;
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki
samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji
i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach
jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w
pkt 1–16.
Kto może zostać sygnalistą używając systemu POWIADOM.PL?
Sygnalistą w danej organizacji może zostać każda osoba, która będąc związana z tą instytucją dysponuje unikalnym linkiem do formularza zgłoszenia nieprawidłowości w danej firmie.
W jaki sposób sygnalista korzysta z POWIADOM.PL?
Po wysłaniu zgłoszenia sygnalista otrzymuje od instytucji unikalny, chroniony hasłem link do sprawy w celu dalszej korespondencji, zachowując przy tym najwyższe standardy bezpieczeństwa i poufności. Za pomocą prostego formularza zgłasza nieprawidłowości. Wysyłając zgłoszenie sygnalista ma możliwość dołączyć do niego załączniki związane ze zgłaszaną sprawą.
Sygnalisto - zapamiętaj lub zapisz identyfikator i hasło, które zostaną wygenerowane po przesłaniu Twojego zgłoszenia.
Jakie są opcje zgłaszania naruszeń?
POWIADOM.PL umożliwia dwie opcje zgłaszania naruszeń - anonimowo lub nieanonimowo. POWIADOM.PL nie wymaga podania od sygnalisty dokonującego zgłoszenia w pełni anonimowy sposób jakichkolwiek danych osobowych, numeru telefonu czy e-maila Jeżeli zgłoszenie zostało wysłane anonimowo, osoby zarządzające zgłoszeniem nie mają żadnych możliwości naruszenia anonimowości sygnalisty. Wdrożenie narzędzia raportowania zgłoszeń umożliwia bezpieczną, obustronną komunikację pomiędzy sygnalistą, a osobą upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń. Wszystkie dane dotyczące zgłoszenia są szyfrowane. Nasz system gwarantuje bezpieczeństwo poprzez wdrożenie szeregu zabezpieczeń.
Czy zgłoszenia przez sygnalistów mogą być przesyłane anonimowo?
System POWIADOM.PL daje możliwości anonimowego raportowania zgłoszeń, jak również opcji zgłaszania naruszeń z podaniem danych osobowych przez sygnalistę.
Jakie pola zawiera formularz zgłoszenia nieprawidłowości?
Formularz zgłoszeniowy zawiera pola umożliwiające łatwe dokonanie anonimowego zgłoszenia oraz zgłoszenia nieanonimowego dając możliwość ujawnienia swoich danych, jeśli jest taka wola osoby zgłaszającej naruszenia. Sygnalista ma wyznaczone pole do wpisania treści zgłoszenia z sugestiami jakie informacje może uwzględnić podczas zgłaszania nieprawidłowości. Możliwe jest także dodawanie załączników w różnych formatach.
Istotnym jest, aby proces zarządzania zgłoszeniami przez sygnalistów odbywał się z zachowaniem w pełni bezpieczeństwa oraz poufności i ochrony tożsamości osób zgłaszających nieprawidłowości.

W celu jak najlepszego rozpoznania się ze sprawą, sygnalista powinien zawrzeć w zgłoszeniu następujące informacje:

• Gdzie miało miejsce naruszenie zgłaszane przez sygnalistę?
• Kiedy i w jakich okolicznościach wystąpienie nieprawidłowości miało miejsce?
• Jakie osoby są uwikłane w naruszenie?
• Czy posiadasz informacje dotyczące innych świadków zgłoszenia?
• Jak według Ciebie naruszenie wpływa na organizację?
• Czy czujesz się zagrożony przez inne osoby w związku z naruszeniem?
• Czy posiadasz dowody lub informacje dotyczące zgłaszanej przez Ciebie nieprawidłowości?
Kto obsługuje panel administratora systemu POWIADOM.PL?
Do podstawowych obowiązków pracodawców należy ustanowienie upoważnionego podmiotu w danej organizacji, przyjęcie regulaminu zgłoszeń naruszania prawa określającego wewnętrzną procedurę raportowania nieprawidłowości - w tym informację, kogo zobowiązany jest o nich zawiadomić, a także wyznaczyć bezstronną jednostkę upoważnioną do podejmowania działań następczych, Należy nie tylko stworzyć bezpieczne kanały sygnalizowania, ale też efektywnie zapoznać pracowników i osoby związane z instytucją z zasadami ich funkcjonowania. Właściwy, niezależny, kompetentny podmiot w danej organizacji powinien procedować na zasadach określonych w ustawie, udzielać sygnaliście informacji zwrotnych w ustalonych terminach, podejmować działania następcze (wyjaśniające i naprawcze) oraz prowadzić rejestr zgłoszeń.
Za pomocą systemu POWIADOM.PL osoba przyjmująca zgłoszenia w sposób prosty i intuicyjny ma możliwość administracji prowadzonego rejestru wszystkich zgłaszanych spraw oraz przejrzystego zarządzania zgłoszeniami. Wszystkie informacje są zebrane w jednym miejscu i znacznie łatwiej jest zachować ciągłość komunikacji czy zaplanować bieżącą pracę, a w razie potrzeby wygenerować raport lub wydrukować odpowiednie dokumenty.
Czym skutkuje brak wdrożenia przepisów ustawy o ochronie Sygnalistów?
Kary będą nakładane nie tylko za całkowite zignorowanie przez pracodawców obowiązków wdrożenia procedury wewnętrznych kanałów zgłaszania naruszeń, ale także za np. utrudnienia dokonywania zgłoszeń, naruszenie obowiązku zapewnienia poufności tożsamości sygnalistów oraz przekazywanych przez nich informacji, a także próby odwetu i zemsty na sygnaliście.

Za utrudnienia dokonywania zgłoszeń i niedostosowanie się wymogów niniejszej ustawy prawo przewiduje ryzyko sankcji karnych w postaci:
• grzywny,
• ograniczenia wolności
• lub pozbawienia wolności do roku.

Za stosowanie przemocy, groźby bezprawnej lub podstępu prawo przewiduje ryzyko sankcji karnych w postaci:
• grzywny,
• pozbawienie wolności do lat 3.

Za podejmowanie działania odwetowego wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalista prawo przewiduje ryzyko sankcji karnych w postaci:
• grzywny,
• ograniczenia wolności
• lub pozbawienia wolności do lat 2.

Za ujawnienie wbrew przepisom prawa tożsamości sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą prawo przewiduje ryzyko sankcji karnych w postaci:
• grzywny,
• ograniczenia wolności
• lub pozbawienia wolności do roku.

Za dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło prawo przewiduje ryzyko sankcji karnych w postaci:
• grzywny,
• ograniczenia wolności
• lub pozbawienia wolności do lat 2.

Za brak ustanowienia przez organ odpowiedzialny procedury zgłoszeń wewnętrznych lub ustanowienia z istotnym naruszeniem wynikających ustawy wymogów, prawo przewiduje ryzyko sankcji karnych w postaci:
• grzywny.
POWIERZ TO PROFESJONALISTOM I ZGŁOŚ SIE DO NAS JUŻ TERAZ!
ZAPRASZAMY DO PODJĘCIA Z NAMI WSPÓŁPRACY!
Logo powiadom.pl
Tel: 18 541 25 10
E-mail: handlowy@powiadom.pl
Napisz do nas